U kent DFAA als een kantoor dat dicht bij u staat. Korte lijnen, open communicatie en deskundig advies. Open communiceren doen we niet alleen inhoudelijk maar ook over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan. In dit privacy statement leest u daarover alles wat u moet weten. En heeft u toch nog vragen, dan weet u ons te vinden. Praktische, begrijpelijke antwoorden op maat. Ook over uw persoonsgegevens.

Van wie, voor wie?
Dit statement geldt voor alle personen die met DFAA in relatie staan. Daaronder vallen in elk geval:

• klanten;
• potentiële klanten met wie DFAA contact legt;
• bezoekers van de website;
• ontvangers van nieuwsbrieven;
• leveranciers/dienstverleners;

Waarom?
DFAA verwerkt enkel persoonsgegevens in overeenstemming met de gerechtvaardigde doeleinden waarvoor de gegevens verzameld zijn. Het gaat daarbij in elk geval om de volgende doelen en gronden:

• voor het uitvoeren van opdrachten zoals: 
  - salarisadministratie (inclusief digitale aangifte loonheffing)
  - opmaken jaarrekening mét samenstellingsverklaring 
  - input administratie, zowel standalone als in cloudsoftware
  - opmaken en digitaal indienen aangiften periodieke aangiften BTW
  - opmaken tussentijdse rapportages
  - opmaken en digitaal indienen alle fiscale aangiften zoals inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting
  - financieringsaanvragen
  - advisering, het opmaken van diverse documenten zoals geldleningen en dergelijke;
• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen zoals de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme;
• vanwege het belang om met u in contact te kunnen treden in het kader van (aanvullende) diensten, en nieuwsbrieven;
• in verband met de communicatie over producten of diensten die wij afnemen;
• vanwege het onderhouden van ons netwerk van dienstverleners;
• voor het werven en selecteren van personeel;
• om onze dienstverlening te verbeteren.

Voor andere doeleinden dan hiervoor genoemd zal DFAA uw gegevens niet verwerken, tenzij u daarvoor specifiek toestemming heeft gegeven.

Welke gegevens?
DFAA verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens.

• De persoonsgegevens die nodig zijn voor uitvoering van bovenvermelde werkzaamheden alsmede voor de facturering. 

Uiteraard maken titel, naam, adres, postcode, woonplaats, telefoon, e-mailadres, bedrijfsnaam, functietitel, bankrekeningnummer, burgerservicenummer en geboortedatum deel uit van de gegevens die wij in het kader van onze dienstverlening dienen te verwerken. De begrenzing voor wat betreft de informatie inzake de specifieke werkzaamheden ligt besloten in de ‘noodzakelijkheid’. Gegevens die wij niet nodig hebben bij de uitvoering van de dienstverlening verwerken wij niet.

Deze gegevens worden in onze (digitale) systemen opgeslagen en gedurende de wettelijke bewaartermijnen bewaard.

• Contactgegevens die nodig zijn om buiten een dossier met relaties in contact te staan.

Wij verwerken de gegevens die bij ons worden aangeleverd in het kader van onder meer kennismakingsgesprekken en contactformulieren. Het betreft daarbij in elk geval contactgegevens. Wij bewaren deze gegevens niet langer dan noodzakelijk. Indien wij op enige moment van de betrokken relatie een verzoek krijgen om de gegevens te verwijderen zullen wij daaraan op de kortst mogelijke termijn gehoor geven.  

• Gegevens die wij verkrijgen van leveranciers van producten en diensten, al dan niet aan ons.

Om in contact te blijven met onze leveranciers en dienstverleners, maar ook met dienstverleners in ons zakelijke netwerk, verwerken wij de contactgegevens van contactpersonen. Wij bewaren deze gegevens niet langer dan noodzakelijk. Indien wij op enige moment van de betrokken leverancier of dienstverlener een verzoek krijgen om de gegevens te verwijderen zullen wij daaraan op de kortst mogelijke termijn gehoor geven.

• Gegevens uit sollicitatieprocedures. 

In het kader van sollicitatieprocedures verwerken wij de door de sollicitant aangeboden informatie, waaronder in elk geval contactgegevens en de door ons gevraagde motivatiebrief, CV en cijferlijst. Deze informatie zullen wij uiterlijk vier weken na het einde van een procedure verwijderen, tenzij de sollicitant  bij DFAA in dienst treedt of wij expliciete toestemming verkrijgen om de informatie langer in onze systemen te behouden. 

• Informatie over uw bezoek aan onze website.

Wij maken gebruik van cookies en Google Analytics, waarmee wij IP-adressen opslaan en surfgedrag op onze website kunnen analyseren.

In sommige gevallen zal DFAA uw persoonsgegevens overigens van anderen verkrijgen dan van uzelf, zoals uit openbare registers, van een adviseur/dienstverlener van uw zijde, of een (weder)partij in een voor (of tegen) u behandeld dossier. Verwerking van deze gegevens vindt altijd plaats overeenkomstig dit privacystatement. 

Voor zover de verwerking van persoonsgegevens is gericht op dienstverlening of het voldoen aan een wettelijke plicht is DFAA van uw persoonsgegevens afhankelijk. Zonder de hier besproken persoonsgegevens kan DFAA niet instaan voor de juiste behartiging van uw belangen of het voldoen aan haar wettelijke verplichtingen. Daarmee bestaat de kans dat wij onze diensten aan u moeten beëindigen, weigeren of staken.

Doorgifte aan andere partijen
DFAA zal uw persoonsgegevens niet delen met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de goede behandeling van uw dossier of daartoe een wettelijke verplichting bestaat. Zo zal DFAA gegevens doorgeven in het kader van een gerechtelijke procedure en zullen ook gegevens door moeten worden gegeven bij een overeenkomst of akte waarbij meerdere partijen betrokken zijn. 

DFAA kan voor het verrichten van haar diensten externe verwerkers inschakelen. DFAA zal daarbij altijd een verwerkersovereenkomst sluiten die in overeenstemming is met de privacyregelgeving. 

Veilige verwerking
DFAA zal passende maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens bij ons veilig zijn en dat misbruik van deze gegevens zo veel mogelijk wordt voorkomen. De toegang tot uw persoonsgegevens is afgeschermd voor onbevoegden. Daarnaast zullen wij onze beveiligingsmaatregelen regelmatig controleren en waar nodig updaten, zodat uw gegevens altijd goed beveiligd zijn.

Uw rechten
DFAA vindt het belangrijk dat u op de hoogte bent van uw rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens. U heeft op grond van de privacywetgeving in elk geval de volgende rechten:

Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd bij DFAA (info@dfaa.nl) opvragen welke persoonsgegevens DFAA verwerkt, voor welk doel dat gebeurt en hoe lang deze bewaard worden.

Recht op rectificatie
Wanneer u denkt dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor bij DFAA een verzoek indienen.

Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door DFAA wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiertoe bij DFAA via het e-mailadres info@dfaa.nl een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
U kunt bij DFAA via het e-mailadres info@dfaa.nl een verzoek indienen om de door DFAA verwerkte gegevens aan u over te dragen.

Intrekken van toestemming
Indien DFAA gegevens van u verwerkt op grond van uw toestemming, kunt u uw toestemming altijd schriftelijk intrekken.

Vragen en klachten
Als er na het doornemen van deze verklaring iets niet duidelijk is over de manier waarop DFAA omgaat met uw persoonsgegevens, wanneer u gebruik wilt maken van één of meer van de beschreven rechten, of wanneer u een klacht hebt over onze verwerking van uw persoonsgegevens kunt u een bericht sturen naar:

DFAA
Hoofdstraat 6A
6994 AE  De Steeg
info@dfaa.nl  

Mocht er geen passende oplossing voor uw klacht worden gevonden, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. We raden u aan de website van de Autoriteit Persoonsgegevens te raadplegen om te zien hoe u deze het beste kunt bereiken.

Wijzigingen in dit statement
Niet alleen het privacyrecht is in ontwikkeling, ook dit statement kan met regelmaat worden aangepast. Het statement dat u op dit moment leest dateert van 24 mei 2018